Turbinando o Livro Caixa Digital do Produtor Rural com a Importação de NFE

A importação de NF-e é um recurso largamente utilizado por contadores e produtores para agilizar a entrada de dados nos registros do Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

É importante ressaltar aqui que quando nos referimos a importação de NF-e, estamos tratando dos arquivos XML que são de fato as notas fiscais e não aos DANFE ( Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica ) que são documentos impressos, com um resumo da NF-e correspondente e se prestam apenas a acompanhar as mercadorias desde sua origem até seu destino quando ocorre a comercialização.

Tipos de Importação de NFe

No Farmplus – LCDPR, há dois tipos de importação das NFe

• Importação de arquivos diretamente a partir da Receita Federal
• Importação de arquivos pré-existentes

No caso dos arquivos pré-existentes nos referimos a arquivos recebidos por e-mail dos fornecedores ou obtidos através de outros softwares.

Nosso interesse neste texto é tratar exclusivamente do processo de recuperação dos arquivos XML das NF-e na Receita Federal e das etapas envolvidas neste processo.

Como ocorre a baixa das NF-e

A imagem abaixo mostra as etapas envolvidas :

As etapas são as seguintes :

1. O Farmplus pesquisa na Receita Federal os documentos disponíveis para um produtor.
2. É feito o download dos documentos disponíveis.
3. As notas são lidas pelo Farmplus de forma a separar as mesmas de acordo com a fazenda através da inscrição estadual.
4. Após a separação por fazenda, são gerados os lançamentos no LCDPR
5. Cabe então ao operador, conciliar os lançamentos feitos pelo Farmplus de forma a confirmar datas e valores.
6. Finalmente o operador deverá então fazer a manifestação do destinatário confirmando ou não as operações de cada nota.

O que ocorre seu uma NF-e não especificar a inscrição estadual da fazenda ?

A inscrição estadual é a informação que define a fazenda relacionada a nota.

Caso o emitente não informe a IE, o Farmplus irá rejeitar esta NF-e informando ao operador o ocorrido para cada nota onde ocorra esta situação.

Para evitar esta situação, o operador pode nomear uma das fazendas do produtor como destino das notas sem IE definida e desta forma os lançamentos serão gerados nesta fazenda de forma a que na conciliação, os mesmos possam ser aprovados ou excluídos caso não sejam pertinentes, por sua natureza, a fazer parte do LCDPR.

Documentos obtidos nas consultas a Receita Federal

Os documentos obtidos quando o Farmplus realiza as consultas na Receita são os seguintes :

1. Resumo de NFe – é um documento gerado pela Receita com informações básicas das NF-e emitidas pelos fornecedores com data da nota, valor, nome do emitente com seu CPF/ CNPJ e outras. Uma vez recebido um resumo de nota, o mesmo é usado para registrar o evento de “ciência da operação” que é um evento neutro, ou seja, não confirma a operação mas possibilita que seja feito então o download da nota.
2. Nota fiscal eletrônica – é a própria NF-e.
3. Evento de NF-e – uma NF-e pode ter, após sua emissão ações relacionadas como cancelamento, emissão de carta de correção, ser associada a um CT-e ou MDF-e etc. Cada vez que uma destas ações ocorre, é gerado um “evento” para a respectiva NF-e.
4. Conhecimento de Transporte Eletrónico ( CT-e ) – os CT-e , da mesma forma que as NF-e podem ser baixados e gerar os respectivos lançamentos no LCDPR.

Pontos importantes :

1. A consulta aos documentos disponíveis para o produtor é feita para um CPF ou CNPJ sendo então obtidos os mesmos de forma independente da fazenda. Cabe ao Farmplus, de posse destes arquivos, realizar a leitura dos mesmos de forma a fazer seu lançamento na fazenda correta.
2. As consultas são obrigatóriamente autenticadas pela Receita através do certificado digital relacionado ao CPF ou CNPJ que faz a requisição dos documentos.
3. São disponibilizadas pela Receita, apenas notas emitidas pelos fornecedores. Notas emitidas pelo próprio produtor não ficam disponíveis pela Receita.
4. É fundamental que o operador concilie os lançamentos gerados pelo programa a partir das NF-e e CT-e tendo em vista que :
   • O LCDPR é gerado em regime de caixa e não há nas NF-e ou CT-e informações referentes a confirmação das quitações como data e valor.
   • Não é obrigatório por parte do fornecedor, especificar parcelamentos dos pagamentos nas NF-e. Desta forma o Farmplus irá gerar apenas um pagamento cabendo ao operador desmembrar o mesmo caso necessário.
5. A obtenção dos documentos com seu respectivo download estão sujeitos a prazos limites quanto a frequência de consultas conforme definições da Receita.

A Manifestação do Destinatário

A manifestação do destinatário é a ação de informar a Receita Federal a concordância ou não do destinatário da NF-e em relação a transação.

A manifestação do destinatário é obrigatória a partir da ciência, obedecendo prazos regulamentares definidos pela Receita, podendo ser realizada através do Portal da NF-e através da opção “Serviços” ou através do próprio Farmplus.

A manifestação em relação a uma NF-e pode ser uma das seguintes opções :

1. Confirmação da operação
2. Operação não realizada
3. Desconhecimento da operação

Conclusão

A utilização dos mecanismos de recuperação de documentos fiscais disponibilizados pala Receita Federal é de extrama importância para agilizar os lançamentos no LCDPR.

Para isto é fundamental que os operadores estajam cientes da necssidade de conciliar os lançamentos gerados de forma automática e da posterior manifestação em relação as NF-e.

Para evitar a perda de prazo para a obtenção de documentos, recomendamos que o processo de recuperação de NF-e e demais documentos, seja realizado ao menos uma vez ao dia.