Qual a diferença entre Nota fiscal eletrônica e DANFE ?

É muito comum entre as empresas, independente do porte, haver confusão entre o que é uma nota fiscal eletrônica ( NFe ) e o que é o DANFE (Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica).

Esta falta de entendimento pode levar a problemas já que é comum por causa dela, a empresa armazenar os DANFE como se estivesse armazenando as NFe dentro do que é necessário pela legislação.

O vendedor da mercadoria deve enviar obrigatoriamente a NFe (um arquivo digital em formato XML) ao comprador através de e-mail.

As empresas devem armazenar este arquivo, tal como as antigas notas impressas, pelo prazo de 5 anos dentro do que é previsto na legislação.

Já o DANFE, é um documento em papel, que deve acompanhar a mercadoria em seu trânsito desde o vendedor até as dependências do estabelecimento do comprador.

Em resumo :

1. A NFe é um arquivo, em formato XML que substitui as antigas notas fiscais impressas devendo como elas, serem armazenados dentro do previsto pela legislação.
2. O DANFE é um documento impresso que tem por objetivo acompanhar as mercadorias comercializadas desde o estabelecimento do vendedor até o estabelecimento do comprador.

O DANFE serve para acompanhar o trânsito das mercadorias

O DANFE é um relatório impresso, dentro de um layout padronizado, com um resumo geral da nota fiscal e é usado para o trânsito das mercadorias entre o vendedor e o comprador.

Caso as mercadorias passem por fiscalização, o fiscal poderá usar o código de barras do DANFE para acessar as informações da nota fiscal eletrônica no Portal da NF-e.

As empresas não precisam armazenar o DANFE após a entrega. Devem armazenar apenas o arquivo XML da nota fiscal eletrônica pelos prazos legais estabelecidos.

A imagem abaixo mostra um modelo de DANFE :

A NF-e é um arquivo em padrão XML

O arquivo XML da nota fiscal eletrônica é um documento que deve ser armazenado por prazos previstos na legislação enquanto que o DANFE pode ser descartado após o trânsito das mercadorias.

A imagem abaixo mostra trecho de um arquivo XML.

Nesta arquivo as informações são organizadas em grupos dados do emitente, do destinatário, os produtos, etc. Cada ítem é identificado por um rótulo chamado TAG. :

A descrição do produto é indicada pela TAG xProd. O código fiscal da operação ( CFOP ) é indicado pela TAG CFOP. O valor uniário é definido pela TAG VUnCom, a unidade de medida é definida pela TAG UCom, a quantidade pela TAG qCom e assim por diante.

Esta estrutura de TAGs no arquivo XML é definida a partir de um padrão nacional de forma que seja qual for o estado onde a nota fiscal do produtor, o padrão de geração da notas será sempre o mesmo.

Ouros pontos importantes são :

1. O DANFE não contém todas as informações que estão presentes no arquivo XML da nota fiscal eletrônica do produtor. Desta forma quando se trata de enviar ao contador uma nota para verificação e consistência da mesma antes de sua emissão, deve-se enviar o arquivo XML e não o DANFE.
2. O DANFE possui um código de barras com a chave da nota. Desta forma, caso a carga seja fiscalizada, o fiscal poderá usar a chave da mesma para consultar seu status na Receita Federal já que caso após a emissão a nota seja cancelada ou ajustada por uma carta de correção, o DANFE não irá conter estas informações.